英語で業務上の指示をする表現と、それを受ける表現を身につけましょう(Giving and Receiving Instructions - CBS B - Lesson 4) (Level: TOEIC 500-600)

 

Goal: Learn how to give and receive instructions

 

Lesson 4: Giving and Receiving Instructions

業務の手順を英語で説明するのに苦労した経験はありませんか?今回は英語で指示を出したり、受けたりする表現を紹介します。

Have you ever had trouble understanding a process or had to explain a work flow to someone else? In this lesson, you'll learn how to give and receive instructions in English.

You'll learn how to:

1. Request assistance
協力を求める

2. Offer help to someone
協力を申し出る

3. Give instructions in a logical sequence
理にかなった手順で指示を出す

 
Dialogue:
 

Listen to the dialogue audio first before reading the text.

Situation: Steven is preparing to give a presentation at a sales meeting, but he doesn’t know how to use the projector. Keiko offers to give him instructions.

スティーブンは営業会議でのプレゼンテーション準備をしていますが、プロジェクターの使い方がわかりません。景子が彼に教えようとしています。


 

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Steven: Excuse me, Keiko, can you help me for a minute?

すみません景子、ちょっと手伝ってもらえますか。

Keiko: Sure. What can I do for you?

いいですよ。どうしましたか。

Steven: I’m trying to use this new projector, but I’m not sure how to connect it to my laptop. The meeting starts in 15 minutes! Could you help me out?

この新しいプロジェクターを使おうとしているんですが、ノートパソコンへのつなぎ方がわからないんです。ミーティングは15分後に始まってしまうのに。手伝ってもらえますか。

Keiko: Certainly. I’ll walk you through the steps. First, turn on the power switch on the side of the projector.

もちろんいいですよ。一つずつ説明しますから。まず、プロジェクターの側面のスイッチを入れてください。

Steven: Okay, I did that. The projector is on, and so is my laptop.

はい、入れました。プロジェクターの電源がつきました。ノートパソコンの電源もつきました。

Keiko: Great. Next, go to the “Shared” folder, look in the “Presentations” folder and click on the file you want to use.

はい。次に「シェアフォルダー」を開けて、「プレゼンテーション」のフォルダーの中から、使いたいファイルをクリックしてください。

Steven: I’m sorry, you’ve lost me. Could you say that again, please?

すみません、わからなくなってしまいました。もう一度言ってもらえませんか。

Keiko: Sure. Look in the “Presentations” folder and click on the file you want to use.

いいですよ。「プレゼンテーション」のフォルダーを開けて、使いたいファイルをクリックしてください。

Steven: Right. Um… okay, now it’s playing on my laptop screen.

はい。大丈夫です、えー、今、パソコンの画面上に出ました。

Keiko: Excellent! Now that you’ve done that, plug in the video cable. That’s this big red one. It goes into the Interface port on your laptop.

いいですね。さてそこまで済んだらビデオ・ケーブルを挿してください。この大きな赤いケーブルです。これをあなたのパソコンのディスプレイポートにつなぎます。

Steven: Okay, I’ve plugged in the video cable. Now it’s being projected onto the big screen, but there isn’t any sound.

はい、ビデオ・ケーブルを接続しました。やっと大きいスクリーンに映りました。でもまだ音が出ませんね。

Keiko: That’s okay. The last thing you need to do is hook up the audio cable to your laptop. It will connect you to the speaker system.

大丈夫です。最後にパソコンにオーディオ・ケーブルをつなぐ必要があります。そうすればスピーカーにもつながります。

Steven: Do you mean this thin black cable? It’s plugged in, but I can’t hear anything yet.

この細くて黒いケーブルのことですか。つながっているんですが何も聞こえないんですよ。

Keiko: No problem. Find the volume control on your laptop and turn it up a little.

心配要りません。パソコンのボリューム・コントロールを見つけて、少し音量を上げてください。

Steven: Aha! The sound and video are both working. Now I’m ready to go. Thank you so much.

なるほど、音も映像もつながりました。これで会議ができますよ。どうもありがとうございました。

Keiko: It’s my pleasure. If you have any trouble, just let me know.

どういたしまして。また何かあったら、言ってください。

 
Points to remember:
 

Asking for help - Giving help - Politely refusing help

In the lesson dialogue, we heard:

A: Excuse me Keiko, can you help me for a minute?
B: Sure. What can I do for you?

This is a very natural way to ask for and give help. But what should you say if you need to refuse the help? Of course, you must be careful not to offend the person asking. 

A: Excuse me Keiko, can you help me for a minute?
B: Sorry, I'm busy.

The above reply is not very polite.

If you need to politely refuse helping someone, here are a few things you can say:

Actually, I'm a little busy just now. Can you ask someone else to help?

Sorry, I'm quite busy at the moment. Maybe John can help you.

 
 
Cultural Awareness:
 

Requests and Commands

Japanese speakers of English often use the form “Please + [verb]” to make requests. However, this is not a very polite way to speak in English. In fact, it usually conveys impatience or panic (“PLEASE be quiet!” or “Call me, please!”)

In English, requests normally take the form of “Could you [verb]…?” or “Would you mind [verb + ing]...?” For example, to say “Could you open the door?” or, “Would you mind opening the door?” sounds relaxed, polite, and professional.

Commands (imperatives) are used in special situations such as: giving instructions (“Load the ink.”); yielding (“Go ahead.”); giving warnings (“Be careful.”); or playing (“Shoot the ball.”).

As all experienced managers know, it is better to request than to command.

Now double check your understanding by reading the Japanese translation:

依頼と命令

日本人は英語で依頼をする際によくPlease +[動詞]”を使います。しかしこれはあまり丁寧な表現ではありません。むしろ、イライラした様子や慌てた様子を表すことがあります。
(「頼むから、静かにして」「お願いだから電話して」など)

英語で依頼をするときはふつう “Could you + [動詞] ... ?”または“Would you mind+[動詞+ing]...? ”の形をとります。例えば“Could you open the door?” や “Would you mind opening the door?”などは穏やかで礼儀正しく、かつプロフェッショナルな表現です。

命令文は特別な状況で用いられます。例えば、指示を出したり、(“Load the ink.”)、順番を譲ったり(“Go ahead.”)、注意を呼びかけたり(“Be careful.”)、競技中に指示を出す(“Shoot the ball.”)などです。

経験豊かな管理職の方はご存じのように、命令をするより依頼をするほうが物事はうまく運ぶものです。

 
Useful Expressions:
 

意見を求める
Requesting Help
  • すみませんが、手伝いが必要なんです。
  • I’m sorry to bother you, but I need your help.
  • ちょっと手伝ってもらえますか。
  • Do you have a minute to help me?
  • ~のやり方を教えて頂けませんか。
  • Could you show me how to V …?
  • ~するのに手を貸してもらえませんか。
  • Would you mind giving me a hand V-ing...?

 

頼みごとの内容を伝える
Expressing Needs
  • プロジェクタ-の使い方が全くわかりません。
  • I don’t have a clue how to use this projector.
  • ~のやりかたがわかりません。
  • I’m not sure how to V....
  • テレコンのシステムが作動しません。
  • The teleconference system isn’t working.

 

協力を申し出る Offering Help
  • 手伝いましょうか。
  • Do you need some help?
  • 手を貸しましょうか。
  • Can I give you a hand with something?
  • 順を追って教えましょうか。
  • Would you like me to walk you through it?

 

順を追って説明する Giving Step-by-step Instructions
  • まずは~します。
  • First, you need to/ should/ have to V …
  • 次に~をして/それから~をして/その後~する。
  • Next, V.… / Then, V.…/ After that, V.…
  • 最後に~する。
  • Finally, V….
  • では、後は~するだけです。
  • Now, all you have to do is V....

  

 
Useful Vocabulary:
 

Phrasal Verbs (verb + preposition):

In this lesson's dialogue we heard "turn on the power" and "hook up the audio cable". These are called phrasal verbs and are a very natural way to speak English. Why not try and learn a few phrasal verbs each week and include them in your spoken English? Here are some very commonly used phrasal verbs related to the theme of this lesson:

back something up (make a spare copy of data) : I forgot to back up my powerpoint and now I'll have to start it all again!

break down (stop working - vehicle/machine) : The turbine at our factory broke down so production stopped.

call someone back (return a phone call) : Can I call you back in half an hour?

look into something (investigate) : I will look into the problem and get back to you as soon as I can.

turn/switch something off (stop the energy flow) : Please remember to turn off your PC before you leave the office.

turn//switch something on (start the energy flow) : Can you turn the printer on?

turn something up (increase the volume or strength) : I can't hear you very well, can you turn the volume up on your telecon system?

work something out (make a calculation) : We need to work out how much budget we have for next quarter.

 
Review Quiz:
 

We'll be adding a review quiz in the near future.

 

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