電話でスケジュールの変更を依頼しましょう (CBS B - Lesson 1 - Telephoning to make changes) (Level: TOEIC 500-600)

Goal:  Learn some very useful telephone English 

 

Lesson 1: Making Changes

世界を舞台に活躍するビジネス・ピープルは日々のタイトなスケジュールの中、しばしば約束時間を変更しなければなりません。電話でスケジュールの変更を申し出るには何と言えばよいか、ご存知ですか?このレッスンで以下の表現を身につけましょう!

Gloabal businesspeople usually have hectic work schedules and often need to change appointment times. Do you know how to make a schedule change over the telephone? In this leasson, you'll learn how:

1. Request a change in schedule or plan
スケジュールや計画の変更を求める

2. To give reasons for making changes
変更の理由を伝える

3. To suggest or request alternatives
代替案を提示する、求める

A man on the telephone speaking English

 
Dialogue:
 

Listen to the dialogue audio first before reading the text.

Catherine Tate has a meeting scheduled with Tom Hobson, but she is unable to attend.
キャサリン・テイトはトム・ホブソンとミーティングを予定していましたが、都合が悪くなりました。


 

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Catherine:Hi, Tom. I'm really sorry, but I can't attend the meeting on the 12th.

こんにちは、トム。本当に申し訳ありませんが、12日のミーティングに出られなくなってしまいました。

Tom: Oh, I’m sorry to hear that. What’s the problem?

それは残念ですね。何かありましたか。

Catherine: Unfortunately, a number of our staff have the flu so we are very busy.

あいにくうちのスタッフが何人もインフルエンザにかかってしまって、とても忙しいのです。

Tom: I understand. We had the same problem last month.

わかりました。うちも先月同じ状況だったんですよ。

Catherine: Can we reschedule the meeting for the following week?

ミーティングを翌週に設定し直して頂けますか。

Tom: Sure. No problem. How does the 18th sound?

大丈夫ですよ。18日ではいかがでしょう。

Catherine: Wednesday? That’s fine with me.

水曜日ですね?私は大丈夫です。

Tom: Shall we keep the original time and place?

時刻と場所は当初のままにしておきましょうか。

Catherine: That’s perfect, Tom. Thank you for your understanding.

それで結構です。ご理解いただきありがとうございます。

Tom: Don’t worry about it.

お気になさらずに。

 
Points to remember:
 
When you have to apologize for rescheduling, a very natural way to signal this is in English is with the phrase "I'm afraid....", for example: I'm afraid, I can't attend our meeting on Thursday. You can also use "Unfortunately...". Also, English speakers usually feel they have to give a reason for making the change. Here are some very natural "excuses" you can use: 

 

"I'm afraid I have to reschedule our meeting. I have an urgent matter I need to attend to." 

"I'm afraid I have to reschedule our meeting. Something's come up which I need to deal with right away."

As you can see, you can make an excuse without giving too much detail. 

 
Cultural Awareness:
 

"Declining” and “Saving Face"

The Japanese culture has many social customs revolving around keeping the peace. For example, the Japanese don’t say no at first nor give direct answers. A common response to a request is, “I will ask my boss first.” or “I will get back to you.” even though at that time, the speaker knows it is an impossible or undoable request. To “save face” in the eyes of another, they pretend to consider the action and then give a negative reply at a later time. This also applies when one is not satisfied with a service or product; the feeling is implied and not stated.

In contrast, direct communication is the norm in Western cultures. Be ready to give a clear indication of what you can or cannot do for your client at the time you are asked. Giving and getting a quick and clear response is expected and appreciated. Instead of saving face, try to find mutually acceptable alternatives.

Now double check your understanding by reading the Japanese translation:

「断ること」と「顔を立てること」

日本の文化には、物事を穏便に済ませようとする慣習が多くあります。例えば、日本人は初回ではノーと言わなかったり、ストレートな返答をしないことがあります。たとえその要求が実行不可能だと分かっていても、一般的には「まずは上の者に聞いてみます」や「後ほどお返事します」などと返答します。相手の視点に立って「相手の顔を立てる」ため、相手の要求を検討する姿勢を見せながらも、あとから否定的な回答をすることがあります。また、サービスや商品に満足しない場合にも同様です。感情をあからさまに出さず、やんわりとほのめかします。


反対に、欧米文化ではコミュニケーションはストレートにするのが当たり前です。顧客に何か頼まれた時は、自分ができることとできないことをはっきり示すように心がけてください。迅速かつ明確な返答が求められ、それが評価されます。「顔を立てる」のではなく、お互いに好ましいコミュニケーションの方法を探すようにしましょう。

 

 
Useful Expressions:
 

予定の変更を謝罪する Apologizing for a Change of Plans
  • 本当に申し訳ございませんが、12日の会議に出席できません。
  • I’m really sorry, but I can’t attend the meeting on the 12th.
  • あいにくその会議には出席できません。
  • Unfortunately, I can’t attend the meeting.
  • 恐縮ですが、その会議には出席できません。
  • I’m afraid I can’t attend the meeting.

 

予定の変更を了解する Accepting a Change of Plans
  • それで結構です。
  • That’s fine with me.
  • 私のほうは差し支えありません。
  • That works for me.
  • 問題はございません。
  • That won’t be a problem.

  

予定変更の申入れを丁重に断る Declining a Change of Plans
  • すみませんが、それは致しかねます。(+理由)
  • I’m sorry, but we can’t do that.
  • あいにくですが、それは致しかねます。(+理由)
  • Unfortunately, we can’t do that.
  • 恐縮ですが、12日は都合が合いません。(+理由)
  • I’m afraid the 12th doesn’t work for me.

 

代替案を提示する Offering an Alternative
  • 3月2日ではいかがでしょう。
  • How does the 2nd of March sound?
  • 他の業者に頼んではいかがでしょうか。
  • How about trying another vendor?
  • 5%の値引きで大丈夫ですか。
  • Would a 5% discount be all right?

 

(提案を受けて)次の行動を示す Offering an Action
  • やってみましょう。
  • Let me see what I can do.
  • その件に関しては、こちらからまた連絡いたします。
  • I’ll get back to you on that.

 

 

 
Telephone Tips:
 

Have you ever had problems understanding native English speakers on the telephone? 

Don't worry! You are not alone. All English learners have difficulties understanding people on the telephone.

Here are some common issues:

 

Follow these tips to help you get native speakers of English to slow down!

 

These great tips will help you deal with English phone calls more easily.

 
Review Quiz:
 

Coming Soon!

 

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