海外のオフィスを訪問する (Visiting a Branch Office - Survival Skills II - Lesson 2) (Level: TOEIC 000-400)

Goal: Learn useful English for visiting an office

(今回のゴール:海外のオフィスを訪問する際に役に立つ表現をマスターしましょう)

Lesson 2: Visiting a Branch Office

海外のオフィスを訪問する

Do you know what to say when you arrive at a client's or business partner's office? 

海外にある顧客や取引先のオフィスに着いたら、まず何と言えば良いでしょう?

In this lesson, you will learn how to (レッスンの狙い):
1. Introduce yourself (自己紹介をする) 
2. Greet and thank your colleagues (同僚に挨拶・感謝をする) 
3. Make requests (頼みごとをする)

Dialogue:
(リスニング練習:)

Listen to the dialogue audio first before reading the text.

まずはテキストを閉じて音声のみ聞いてみましょう。


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Jenny: Hello. How may I help you?

いらっしゃいませ。

Naoki: Yes, hello, my name is Naoki Tanaka. I’m based in the Tokyo office. I have an appointment with Mr. Stan Smith.

はい、こんにちは、田中直樹と申します。私は東京に所属している。スタン・スミスさんとお約束があるのですが。

Jenny: Welcome Mr. Tanaka. It’s nice to meet you in person. We have spoken several times on the phone. I’m Jenny, Mr. Smith’s personal assistant.

田中さん、よくいらっしゃいました。直接お目にかかれてうれしいです。電話では何度かお話しましたね。ジェニーです、スミスのアシスタントです。

Naoki: Is that right! It’s very nice to meet you, Jenny. Thank you for helping me with my travel plans.

そうでしたか。ジェニー、お目にかかれてうれしいです、私の出張プランのお手伝いありがとうございました。

Jenny: That’s my pleasure. Hold on a moment and I will call Mr. Smith for you.

どういたしまして。少々お待ちください、スミスをお呼びします。

Naoki: Thanks very much. May I use the phone while I am waiting?

ありがとうございます。待っている間に電話をお借りしてもいいですか。

Jenny: Sure, there’s one over there. You can press zero to begin.

どうぞ、あちらにございます。最初にゼロ~を押す。

Naoki: Thank you.

ありがとうございます。

Jenny: Mr. Smith is on his way. Is there anything else I can do for you?

スミスはもうすぐ参ります。他には何かございませんか。

Naoki: Yes, please. I would like to send a fax.

はい、FAXを送りたいのですが。

Jenny: I can do that for you.

代わりに私がいたします。

Points to remember:
(押さえておくポイント:)

At a Company reception desk

訪問先の受付にて

If you have to introduce yourself at a company reception desk, here's an example of what you can say:

受付で名前を告げる場合には、次のように言いましょう:

Receptionist: Good afternoon, how may I help you?

Visitor: Good afternoon. I have an appointment with Ms. Victoria Black in the marketing department at 2pm. My name is Toru Sugahara from ABC Company.

Receptionist: Thank you Mr. Sugahara. Please wait a moment and I'll call Ms. Black. 

Visitor: Thank you.  

受付:こんにちは。本日はどのようなご用件でしょう?

訪問者:2時にマーケティング部のビクトリア・ブラックさんと約束がございます。ABC社の菅原徹と申します。

受付:ありがとうございます、菅原様。呼び出しますので少々お待ちください。

訪問者:ありがとうございます。

Cultural Awareness:
(文化について:) 
  • When at the branch office, ask for assistance anytime, working in a new office environment can be very difficult. Speak up, and your colleagues will be happy to help you out.
  • When visiting an overseas office, give the written address to your taxi driver to ensure your destination is understood clearly and you arrive on time.

Now double check your understanding by reading the Japanese translation:

  • (海外の)支社では、ためらわずに手助けを頼みましょう。慣れない環境では様々な問題や困難があるかもしれません。話しかけてみれば、おそらく多くの人は喜んで手を貸してくれるでしょう。
  • 顧客を訪問する際には、タクシーの運転手が目的地をはっきりと認識し、時間に遅れないように、(行き先の)住所を渡しましょう。
Useful Expressions (役立つフレーズと表現):

1. 直接お目にかかれて、うれしいです。 1. It’s nice to meet you in person.
2. お仕事は順調ですか。 2. How’s work going?
3. 会議は何時に予定されていますか。 3. What time is our meeting scheduled for?
4. 電話をかけてもいいですか。 4. Do you mind if I make a phone call?
5. ご案内してくださり、ありがとうございます。 5. Thank you for showing me around.
Useful Vocabulary (語彙):

1. 同僚(に挨拶する) 1. (greet your) colleagues
2. 仕事上の会合 (を取り決める) 2. (make) business arrangements
3. 社内を見学(する) 3. (take) an office tour
4. (海外に電話を)かける 4. dial (an overseas number)
5. お願い(をきく) 5. (do me) a favor